Fattura vs Preventivo: Tutte le Differenze (con Esempi)

Fattura al posto del preventivo? Rischi obblighi fiscali non dovuti. Preventivo al posto della fattura? Rischi sanzioni fino al 180% dell'IVA non versata. Confondere questi due documenti e uno degli errori piu costosi per freelancer e piccole imprese — eppure succede piu spesso di quanto pensi. In questa guida chiariamo una volta per tutte le differenze tra fattura e preventivo, quando usare l'uno o l'altro, e come passare correttamente dal preventivo alla fattura.

Perche si confondono fattura e preventivo

La confusione tra fattura e preventivo nasce da un fatto apparentemente banale: entrambi i documenti contengono informazioni simili. Entrambi riportano i dati del fornitore e del cliente, una lista di voci con prezzi, un subtotale, l'IVA e un totale. A prima vista, possono sembrare la stessa cosa con un nome diverso. Ma non è affatto così.

Il preventivo è un documento pre-vendita: viene emesso prima che il lavoro sia svolto e serve a proporre un prezzo al cliente. La fattura, invece, è un documento post-vendita: viene emessa dopo che il lavoro è stato completato (o il bene consegnato) e certifica l'avvenuta transazione ai fini fiscali. In altre parole, il preventivo dice "quanto costerà", la fattura dice "quanto è costato".

Un altro motivo di confusione è che in molti settori, soprattutto tra i professionisti che lavorano con privati, il preventivo viene spesso saltato del tutto. Il cliente chiede un prezzo a voce, il professionista risponde con un numero, il lavoro viene svolto e alla fine si emette la fattura. In questi casi, il professionista potrebbe non aver mai avuto bisogno di distinguere i due documenti. Ma quando si inizia a lavorare con aziende, enti pubblici o progetti più strutturati, la distinzione diventa fondamentale. Questo è uno degli errori più comuni che fanno perdere clienti ai professionisti.

Cos'è un preventivo: definizione, valore legale e quando si usa

Il preventivo (detto anche "offerta", "proposta commerciale" o "quotation" in ambito internazionale) è un documento con cui un professionista o un'azienda propone al potenziale cliente una stima dettagliata dei costi per un lavoro, un servizio o una fornitura di beni. Il preventivo viene emesso prima dell'inizio del lavoro e ha lo scopo di informare il cliente su cosa verrà fatto, in quali tempi e a quale prezzo.

Dal punto di vista legale, il preventivo non ha valore fiscale: non è un documento rilevante ai fini IVA e non va trasmesso all'Agenzia delle Entrate. Tuttavia, una volta che il cliente lo accetta (tramite firma, email di conferma o qualsiasi forma di adesione documentabile), il preventivo assume valore contrattuale. Questo significa che entrambe le parti sono vincolate ai termini indicati: il professionista si impegna a svolgere il lavoro descritto al prezzo pattuito, e il cliente si impegna a pagare quanto concordato.

Questo aspetto è cruciale e spesso sottovalutato. Se un cliente accetta un preventivo da 3.000 euro per la realizzazione di un sito web, e successivamente chiede modifiche che raddoppiano il lavoro, il preventivo accettato ti tutela: il lavoro aggiuntivo va preventivato a parte. Senza un preventivo scritto, dimostrare cosa era incluso e cosa no diventa molto più difficile. Se sei un freelancer, approfondisci come calcolare i prezzi nel preventivo da freelancer per evitare di sottovalutare il tuo lavoro.

Il preventivo è particolarmente importante in questi casi:

• Lavori su misura: ogni progetto ha caratteristiche uniche e non esiste un listino prezzi standard. Il preventivo personalizzato è l'unico modo per comunicare costi e contenuti in modo trasparente.
• Progetti complessi: quando il lavoro comprende più fasi, materiali diversi o tempistiche articolate, il preventivo aiuta a mettere tutto nero su bianco e a prevenire incomprensioni.
• Clienti nuovi: con un cliente che non ti conosce ancora, il preventivo è il primo segnale della tua professionalità. Un documento ben fatto aumenta la fiducia e la probabilità di ottenere l'incarico.
• Gare d'appalto e confronti: quando il cliente sta valutando più fornitori, il preventivo è lo strumento di confronto per eccellenza. Chi presenta il documento più chiaro e dettagliato ha un vantaggio competitivo significativo.
• Obbligo normativo: in alcuni settori (edilizia, impiantistica, servizi professionali regolamentati) il preventivo scritto è obbligatorio per legge prima di iniziare qualsiasi lavoro. Se lavori nell'edilizia, consulta la nostra guida al preventivo per ristrutturazione con esempio completo.

Un preventivo completo dovrebbe sempre includere: i dati del professionista e del cliente, un numero progressivo, la data di emissione, la descrizione dettagliata delle voci con quantità e prezzi, subtotale, IVA, totale, condizioni di pagamento, validità dell'offerta e note eventuali. Se vuoi approfondire come strutturare un preventivo perfetto, leggi la nostra guida completa su come fare un preventivo professionale.

Cos'è una fattura: definizione, obblighi fiscali e tipologie

La fattura è un documento fiscale obbligatorio che certifica l'avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi tra un fornitore e un cliente. A differenza del preventivo, la fattura ha pieno valore fiscale e legale: è il documento ufficiale su cui si basa il calcolo dell'IVA da versare allo Stato e concorre alla determinazione del reddito imponibile del professionista.

In Italia, ogni soggetto titolare di Partita IVA è obbligato per legge a emettere fattura per ogni operazione rilevante ai fini IVA (articolo 21 del DPR 633/1972). Dal 1 gennaio 2024, anche i contribuenti in regime forfettario sono tenuti alla fatturazione elettronica, indipendentemente dal volume d'affari. La fattura elettronica deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate in formato XML. Per tutti i dettagli sulla procedura, consulta il portale dell'Agenzia delle Entrate sulla fatturazione elettronica.

La fattura deve contenere una serie di elementi obbligatori previsti dalla normativa:

• Data di emissione e numero progressivo: la numerazione deve essere univoca e sequenziale per anno solare. Non è possibile emettere due fatture con lo stesso numero nello stesso anno.
• Dati completi dell'emittente: denominazione o ragione sociale, indirizzo della sede legale, numero di Partita IVA e codice fiscale.
• Dati completi del destinatario: denominazione, indirizzo, Partita IVA (per clienti B2B) o codice fiscale (per clienti privati).
• Descrizione dell'operazione: natura, qualità e quantità dei beni ceduti o dei servizi prestati, con sufficiente dettaglio per identificare l'operazione.
• Imponibile, aliquota IVA e imposta: l'importo deve essere scomposto in base imponibile, aliquota applicata (22%, 10%, 4% o esente) e importo dell'IVA.
• Totale fattura: la somma di imponibile e IVA che il cliente è tenuto a pagare.
• Condizioni di pagamento: modalità e termini di pagamento concordati.
• Codice destinatario o PEC: per la fatturazione elettronica, è necessario il codice SDI del destinatario o il suo indirizzo PEC.

Esistono diverse tipologie di fattura, ciascuna con regole specifiche:

1. Fattura immediata: emessa entro 12 giorni dalla data dell'operazione. È la tipologia più comune per servizi e forniture una tantum.
2. Fattura differita: emessa entro il 15 del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l'operazione. Richiede un documento di trasporto (DDT) o altro documento idoneo che attesti l'avvenuta consegna.
3. Fattura di acconto: emessa quando il cliente versa un anticipo prima del completamento del lavoro. L'importo dell'acconto verrà poi detratto dalla fattura a saldo.
4. Nota di credito: un documento che rettifica o annulla una fattura già emessa, ad esempio in caso di reso, sconto o errore di fatturazione.

Fattura e preventivo: le 5 differenze che devi conoscere

Per rendere ancora più chiara la differenza tra fattura e preventivo, ecco una tabella comparativa che mette a confronto le caratteristiche principali dei due documenti:

Come si vede dalla tabella, i due documenti hanno finalità completamente diverse. Il preventivo è uno strumento commerciale e di comunicazione, la fattura è un obbligo fiscale. Confonderli può portare a problemi sia con i clienti sia con il fisco.

Quando serve il preventivo (e quando no)

Il preventivo va emesso in tutte quelle situazioni in cui devi comunicare al cliente il costo di un lavoro o servizio prima di iniziarlo. In pratica, ogni volta che un potenziale cliente ti chiede "Quanto mi costerebbe...?" e la risposta richiede più di una riga, dovresti preparare un preventivo scritto.

Ecco le situazioni più comuni in cui il preventivo è essenziale:

• Primo contatto con un nuovo cliente: il preventivo è il tuo biglietto da visita. Un documento curato e dettagliato crea subito un'impressione positiva e aumenta le possibilità di essere scelto rispetto ai concorrenti.
• Progetti personalizzati: siti web, ristrutturazioni, campagne marketing, consulenze strategiche. Ogni progetto è diverso e richiede una valutazione specifica che solo un preventivo su misura può comunicare adeguatamente.
• Lavori con budget variabile: quando il costo finale dipende da scelte del cliente (materiali, funzionalità, finiture), il preventivo ti permette di presentare diverse opzioni con i relativi costi, aiutando il cliente nella decisione.
• Rapporti con la Pubblica Amministrazione: per lavorare con enti pubblici è quasi sempre richiesto un preventivo formale, spesso nell'ambito di procedure di affidamento diretto o richieste di offerta (RDO).
• Tutela professionale: anche quando il cliente è un amico o un conoscente, il preventivo scritto protegge entrambe le parti da fraintendimenti futuri su cosa è incluso nel prezzo e cosa no.

In sintesi: se il lavoro non è ancora iniziato e devi concordare un prezzo, serve un preventivo. Non una email generica, non un messaggio su WhatsApp, ma un documento strutturato con tutti i dati necessari. Con il generatore di preventivi di FaiPreventivo puoi generarlo in formato PDF in pochi minuti, completo di numerazione automatica, calcolo IVA e anteprima in tempo reale.

Quando sei obbligato a emettere fattura

La fattura va emessa ogni volta che si verifica un'operazione rilevante ai fini IVA, cioè ogni volta che un soggetto con Partita IVA cede un bene o presta un servizio a un altro soggetto. Non è una scelta: è un obbligo di legge.

Ecco le situazioni principali in cui devi emettere fattura:

• Completamento di un lavoro o servizio: al termine della prestazione professionale, devi emettere fattura entro i termini previsti dalla legge (12 giorni per la fattura immediata).
• Vendita di beni: alla consegna dei beni al cliente, o al momento del pagamento se precedente alla consegna.
• Incasso di un acconto: se il cliente versa un anticipo prima del completamento del lavoro, sei tenuto a emettere una fattura di acconto per l'importo ricevuto.
• Prestazioni continuative: per servizi erogati su base periodica (consulenze mensili, manutenzione, abbonamenti), la fattura viene emessa con cadenza regolare secondo quanto concordato.
• Pagamento ricevuto: in alcuni casi, il momento impositivo coincide con l'incasso del corrispettivo. In questi casi la fattura va emessa al ricevimento del pagamento.

Un aspetto importante da sottolineare: la fattura non sostituisce il preventivo e viceversa. Sono due documenti che intervengono in momenti diversi del rapporto con il cliente. Il flusso corretto è: preventivo (prima del lavoro) → accettazione del cliente → esecuzione del lavoro → fattura (dopo il lavoro). Saltare il preventivo non ti esime dall'emettere la fattura, e avere un preventivo accettato non ti esime dalla fatturazione.

Errori comuni da evitare

Nella pratica quotidiana, molti professionisti commettono errori nella gestione di preventivi e fatture che possono costare caro, sia in termini economici sia in termini di rapporti con i clienti. Abbiamo approfondito gli errori nel preventivo che fanno perdere clienti in un articolo dedicato, ma qui ci concentriamo sugli sbagli legati alla confusione tra preventivo e fattura.

1. Usare il preventivo come fattura: alcuni professionisti, soprattutto chi è agli inizi, pensano che un preventivo accettato e pagato sia sufficiente come documento fiscale. Non lo è. Il preventivo non ha valore ai fini IVA: anche se il cliente ti paga sulla base del preventivo, sei comunque obbligato a emettere regolare fattura.
2. Emettere fattura prima dell'accettazione del preventivo: inviare una fattura a un potenziale cliente che ha solo chiesto un'informazione sui prezzi crea un obbligo fiscale per te (devi versare l'IVA indicata) e genera confusione nel cliente, che potrebbe interpretarla come una richiesta di pagamento non dovuta.
3. Non specificare la validità del preventivo: un preventivo senza data di scadenza rimane teoricamente valido a tempo indeterminato. Il cliente potrebbe tornare dopo un anno aspettandosi lo stesso prezzo, mentre i tuoi costi nel frattempo sono aumentati. Indica sempre una validità (tipicamente 30 giorni).
4. Importi diversi tra preventivo e fattura senza comunicazione: se durante l'esecuzione del lavoro emergono costi aggiuntivi rispetto al preventivo, comunica subito la variazione al cliente e fai firmare un preventivo integrativo prima di procedere. Emettere una fattura con un importo superiore al preventivo accettato, senza preavviso, è fonte certa di contestazioni.
5. Non conservare i preventivi: anche se non hanno valore fiscale, i preventivi sono documenti contrattuali importanti. In caso di contenzioso con un cliente, un preventivo accettato è una prova fondamentale. Conserva sempre una copia di tutti i preventivi emessi, idealmente in formato digitale.
6. Confondere la fattura proforma con la fattura: la fattura proforma (o avviso di parcella) è un documento simile alla fattura ma senza valore fiscale, usato spesso dai professionisti per richiedere il pagamento prima di emettere la fattura definitiva. Non va confusa con la fattura vera e propria e non va trasmessa allo SDI.
7. Dimenticare la fattura di acconto: se il cliente ti versa un acconto (come previsto nel preventivo), sei tenuto a emettere una fattura per quell'importo nel momento in cui lo incassi. La fattura a saldo, emessa al completamento del lavoro, dovrà detrarre l'acconto già fatturato.

Come trasformare un preventivo in fattura (passo passo)

Capire come passare dal preventivo alla fattura in modo corretto è fondamentale per gestire la propria attività in modo ordinato e professionale. Ecco il flusso di lavoro ideale, passo dopo passo:

1. Il cliente ti contatta: ricevi una richiesta di informazioni o un brief di progetto. Raccogli tutti i dettagli necessari per formulare una proposta accurata: obiettivi, tempistiche, specifiche tecniche, budget indicativo.
2. Prepari il preventivo: sulla base delle informazioni raccolte, crei un preventivo dettagliato con tutte le voci di costo, le condizioni di pagamento, la validità e le eventuali esclusioni. Puoi usare FaiPreventivo per generarlo rapidamente in formato PDF professionale.
3. Il cliente valuta e negozia: il cliente esamina il preventivo, eventualmente chiede modifiche o chiarimenti. Questa fase è normale e va gestita con pazienza. Se il cliente chiede variazioni significative, prepara una nuova versione del preventivo.
4. Il cliente accetta: l'accettazione può avvenire tramite firma sul preventivo, email di conferma, ordine di acquisto o qualsiasi altra forma documentabile. Conserva sempre la prova dell'accettazione.
5. Incasso dell'eventuale acconto: se il preventivo prevede un acconto (pratica consigliata soprattutto per lavori di importo significativo), incassa l'acconto ed emetti la relativa fattura di acconto tramite il tuo software di fatturazione elettronica.
6. Esecuzione del lavoro: svolgi il lavoro come descritto nel preventivo. Se durante l'esecuzione emergono necessità non previste, comunica tempestivamente al cliente e prepara un preventivo integrativo prima di procedere con il lavoro aggiuntivo.
7. Completamento e consegna: al termine del lavoro, consegna i risultati al cliente e ottieni la sua conferma di ricezione.
8. Emissione della fattura a saldo: emetti la fattura finale, detraendo eventuali acconti già fatturati. La fattura deve riportare gli stessi dati del preventivo accettato (salvo variazioni concordate). Trasmettila allo SDI tramite il tuo software di fatturazione elettronica.
9. Incasso e riconciliazione: ricevi il pagamento dal cliente, verifica la corrispondenza con la fattura emessa e archivia tutta la documentazione (preventivo, accettazione, eventuali comunicazioni, fatture) in modo ordinato.

Seguendo questo flusso in modo sistematico, avrai sempre una situazione chiara e documentata per ogni progetto. Il preventivo ti tutela nella fase commerciale, la fattura nella fase fiscale. Insieme, formano la base documentale della tua attività professionale.

Un aspetto pratico da tenere presente: il preventivo e la fattura vengono generalmente creati con strumenti diversi. Il preventivo può essere generato con qualsiasi strumento (come FaiPreventivo), mentre la fattura deve essere emessa tramite un software di fatturazione elettronica autorizzato dall'Agenzia delle Entrate. Alcuni software gestionali integrano entrambe le funzioni, ma per molti freelancer e piccole imprese risulta più pratico usare uno strumento agile per i preventivi e un software dedicato per la fatturazione.

Domande frequenti

Ecco le risposte alle domande più comuni sulla differenza tra fattura e preventivo:

Conclusione

La differenza tra fattura e preventivo è sostanziale e va compresa a fondo da chiunque eserciti un'attività professionale o imprenditoriale in Italia. Il preventivo è il tuo strumento commerciale: ti permette di comunicare prezzi e condizioni al cliente prima di iniziare il lavoro, di tutelarti contrattualmente e di presentarti in modo professionale. La fattura è il tuo obbligo fiscale: certifica la transazione avvenuta, è necessaria per il calcolo dell'IVA e delle imposte, e deve essere emessa in formato elettronico tramite lo SDI.

I due documenti non sono intercambiabili e non si sostituiscono a vicenda. Il flusso corretto prevede sempre il preventivo prima del lavoro e la fattura dopo il lavoro. Saltare il preventivo significa rinunciare a una tutela contrattuale importante; saltare la fattura significa violare la legge.

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