Fattura di Cortesia

Da quando la fattura elettronica è diventata obbligatoria, è comparso un termine che confonde molti: la fattura di cortesia. Hai emesso la fattura, l'hai inviata al Sistema di Interscambio, e ora il cliente ti chiede "ma mi mandi la fattura?". La copia di cortesia è esattamente la risposta a questa domanda: è la versione leggibile in PDF della fattura elettronica, quella che il cliente può aprire, stampare e capire. In questa guida vediamo cos'è, a cosa serve, che valore fiscale ha (spoiler: non sostituisce l'originale) e come inviarla al cliente senza errori.

Cos’è la copia di cortesia della fattura elettronica

La fattura di cortesia — o copia di cortesia — è la rappresentazione leggibile di una fattura elettronica. Quando emetti una fattura elettronica, il documento che ha valore fiscale è un file XML conforme al tracciato FatturaPA, che viene inviato al Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. Quel file contiene tutti i dati della fattura, ma è scritto in un linguaggio fatto per i computer, non per le persone.

La copia di cortesia prende quello stesso contenuto e lo trasforma in un documento che chiunque può leggere: tipicamente un PDFimpaginato come una normale fattura, con intestazione, righe degli articoli, totali e logo. È la "fattura" nel senso a cui siamo abituati: un foglio da guardare, non un file tecnico da elaborare. Il nome di cortesia dice tutto: è un gesto verso il cliente, per dargli il documento in una forma comoda.

Importante da subito: la copia di cortesia non è un secondo documento diverso dalla fattura. È la stessa fattura, vista in un altro formato. Se vuoi capire il quadro completo dell'emissione, leggi la guida su come fare la fattura elettronica.

Perché si invia: l’XML non è leggibile dal cliente

Il motivo per cui esiste la copia di cortesia è semplice: l'XML è illeggibile per una persona comune. Se apri un file .xml di una fattura elettronica con un editor di testo, vedi righe di codice con tag tipo <CedentePrestatore> e <DettaglioLinee>: dati corretti, ma incomprensibili a colpo d'occhio. Nessun cliente vuole "leggere" una fattura così.

C'è poi una questione di aspettative. Molti clienti — soprattutto i privati senza partita IVA e le piccole attività — non sanno nemmeno di avere un cassetto fiscaledove lo SDI recapita la fattura, e non vanno a controllarlo. Per loro "ricevere la fattura" significa una cosa sola: trovarla nella posta elettronica. Se non gliela mandi, hanno la sensazione di non averla ricevuta, anche se tecnicamente è già nel loro cassetto.

Inviare la copia di cortesia risolve entrambi i problemi: il cliente vede subito il documento, lo può stampare o archiviare, e tu eviti solleciti e malintesi del tipo "non mi è arrivata la fattura". Il caso più tipico è la fattura a un privato senza partita IVA: lì il PDF via email è praticamente indispensabile, perché il cliente difficilmente consulterà lo SDI.

Valore fiscale: la copia di cortesia non sostituisce l’originale

Questo è il punto da chiarire una volta per tutte: la fattura di cortesia non ha valore fiscale autonomo. Il documento valido a fini fiscali è e resta la fattura elettronica in formato XML inviata e accettata dal Sistema di Interscambio. Il PDF di cortesia è una copia leggibiledello stesso contenuto: utile, comoda, ma non l'originale.

Le conseguenze pratiche sono due e vanno tenute a mente:

• La conservazione si fa sull'XML. A norma devi conservare il file XML originale, non il PDF di cortesia. Conservare solo la copia di cortesia non basta a rispettare gli obblighi di conservazione.
• In caso di contestazioni vale l'XML.Se ci fosse una differenza tra il PDF e l'XML (per esempio per un errore nella generazione della copia), il documento che fa fede è quello transitato dallo SDI. La copia di cortesia segue l'originale, mai il contrario.

Per questo è buona prassi che la copia di cortesia riporti, anche solo come dicitura, un'indicazione del tipo "Copia di cortesia. Documento privo di valore fiscale. L'originale è la fattura elettronica trasmessa al Sistema di Interscambio."Non è un obbligo formale, ma evita equivoci: chi riceve il PDF capisce che l'originale è altrove.

Cosa deve contenere e in che formato (PDF)

Poiché la copia di cortesia è la stessa fattura in veste leggibile, deve riportare gli stessi dati dell'XML originale. In una copia ben fatta trovi:

• Dati dell'emittente: nome o ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo.
• Dati del cliente: denominazione, partita IVA o codice fiscale, indirizzo, codice destinatario o PEC.
• Numero e data della fattura.
• Descrizione delle voci: quantità, prezzo unitario, eventuale sconto.
• Imponibile, aliquota IVA (o natura dell'operazione, se senza IVA) e totale.
• Eventuale marca da bollo, ritenuta d'acconto o rivalsa, quando presenti.
• Modalità e termini di pagamento, IBAN o riferimenti utili.

Il formato standard è il PDF, e per ottime ragioni: si apre su qualsiasi telefono o computer, mantiene l'impaginazione, è facile da stampare e da archiviare e non si modifica per sbaglio. È esattamente ciò che un cliente si aspetta quando pensa a una fattura. Ecco il confronto tra i formati in gioco:

Un dettaglio sul codice destinatario: è il dato che permette allo SDI di recapitare l'originale al cliente giusto. Se sbagli quello, l'XML può non arrivare a destinazione anche se il PDF di cortesia è perfetto. Per evitarlo, dai un'occhiata alla guida sul codice destinatario SDI.

Come inviarla via email al cliente

Inviare la copia di cortesia è semplice, ma ci sono alcune accortezze che fanno la differenza tra un'email professionale e una che genera dubbi. Ecco il flusso consigliato:

• Allega il PDF della copia di cortesia, con un nome file chiaro, ad esempio Fattura_2026_017_NomeCliente.pdf. Evita di inviare solo l'XML: il cliente non saprebbe aprirlo.
• Scrivi un oggetto comprensibile, tipo "Fattura n. 17 del 18/06/2026 — Nome Azienda". Così il cliente la ritrova facilmente.
• Chiarisci nel corpoche si tratta della copia di cortesia e che la fattura elettronica originale è già stata trasmessa al Sistema di Interscambio. Una riga basta a prevenire la domanda "ma questa è valida?".
• Indica i riferimenti di pagamento nel testo o nel PDF (IBAN, scadenza), così il cliente ha tutto a portata di mano.

Il modo più rapido è usare uno strumento che, dopo aver emesso la fattura elettronica, genera in automatico il PDF e te lo fa inviare via email (o condividere con un link) in un clic, senza scaricare, allegare e ricomporre tutto a mano. È esattamente il flusso di lavoro pensato per chi non vuole perdere tempo dopo ogni fattura.

Differenza tra copia di cortesia e fattura elettronica

Riassumiamo il cuore della questione, perché è qui che nasce la maggior parte della confusione. Si tratta di due facce dello stesso documento, con ruoli diversi:

In una frase: la fattura elettronica è quella che "conta" per il Fisco, la fattura di cortesiaè quella che "si legge" per il cliente. Non devi scegliere tra le due: le usi entrambe, ognuna per il suo scopo. Se sei in regime forfettario e vuoi capire come cambiano i calcoli del tuo netto, parti dal calcolatore per il regime forfettario.

Domande frequenti

Le risposte rapide ai dubbi più comuni sulla fattura di cortesia.

Conclusione

La fattura di cortesiaè la copia leggibile in PDF della tua fattura elettronica: serve a dare al cliente un documento che può aprire e capire, perché l'XML originale non è leggibile. Ricorda i due punti chiave: la copia di cortesia ha solo valore informativoe il documento fiscale valido è sempre l'XML inviato allo SDI, che è anche quello da conservare a norma. Inviarla via email è una prassi commerciale che evita malintesi e fa fare bella figura con il cliente.

Con FaiPreventivo non devi gestire due flussi separati: emetti la fattura elettronica conforme FatturaPA e ottieni nello stesso momento la copia di cortesia in PDF, pronta da inviare al cliente via email o con un link. Se invece vuoi partire da un documento più semplice, puoi sempre creare subito un preventivo o una fattura e convertirlo quando serve.