Fattura Proforma: Cos’è, Quando si Usa e Come Farla

La fattura proforma è uno di quei documenti che tutti nominano ma pochi sanno descrivere con precisione. Assomiglia a una fattura, ma non lo è. Si usa al posto di un preventivo? Non proprio. Va inviata allo SDI? No. In questa guida facciamo chiarezza: cos'è la fattura proforma, quando conviene usarla, che differenza c'è con preventivo e fattura definitiva e come crearla nel modo corretto nel 2026.

Cos'è la fattura proforma

La fattura proforma(scritta anche "pro-forma" o "pro forma") è un documento che riepiloga al cliente l'importo di una fornitura primache venga emessa la fattura definitiva. Nell'aspetto è identica a una fattura, con voci, imponibile e totale, ma porta sempre una dicitura che ne chiarisce la natura, come "Fattura proforma - documento non valido ai fini fiscali".

Il punto chiave è proprio questo: non è un documento fiscale. Non va registrata in contabilità, non fa scattare l'esigibilità dell'IVA e non si trasmette al Sistema di Interscambio. È, di fatto, una richiesta di pagamento dettagliata che anticipa quella che sarà la fattura vera e propria.

Quando si usa la fattura proforma

La proforma è utile in diverse situazioni, accomunate da un'esigenza: far conoscere l'importo o richiedere il pagamento prima di emettere la fattura. I casi più frequenti:

• Professionisti in regime di cassa: emettono la proforma, ricevono il pagamento e solo all'incasso emettono la fattura definitiva, così l'IVA e il reddito si collocano nel momento giusto.
• Richiesta di acconto o saldo: per chiedere il pagamento di un anticipo o del saldo a lavoro concluso, prima della fattura.
• Clienti che hanno bisogno di un documento per autorizzare il pagamento: aziende e uffici che, internamente, devono approvare la spesa prima di ricevere la fattura.
• Operazioni con l'estero: dove la proforma è prassi comune per accompagnare l'ordine o la spedizione.

Proforma, preventivo e fattura: le differenze

Questi tre documenti si confondono facilmente, ma occupano momenti diversi del rapporto con il cliente.

• Preventivo: viene prima dell'accordo. È un'offerta che serve a far decidere il cliente, comunicando prezzo, contenuto e condizioni.
• Fattura proforma: viene dopo l'accordo ma prima della fattura. Serve a richiedere il pagamento o a riepilogare l'importo. Non ha valore fiscale.
• Fattura definitiva: è il documento fiscale vero e proprio, emesso (tipicamente) all'incasso. Ha valore ai fini IVA, va numerata, registrata e, per le partite IVA, trasmessa allo SDI.

Per capire meglio dove finisce un preventivo e dove inizia una fattura, è utile la guida su differenze tra fattura e preventivo. La proforma, in un certo senso, è il ponte tra i due.

Valore fiscale e IVA: cosa cambia

Sul piano fiscale la proforma è "neutra". Poiché non è una fattura, non fa nascere l'obbligo di versare l'IVA né va annotata nei registri. L'IVA si indica solo a titolo informativo, per mostrare al cliente il totale finale che troverà nella fattura definitiva. L'imposta diventa effettivamente dovuta soltanto quando emetti la fattura vera e propria.

Se sei in regime forfettario, l'IVA non si applica neppure in proforma: indichi gli importi senza imposta e, sulla fattura definitiva, aggiungi la natura N2.2 e la dicitura della Legge 190/2014. Trovi tutti i dettagli nella guida su fattura elettronica per i forfettari.

Come fare una fattura proforma

La proforma contiene quasi gli stessi elementi di una fattura, ma con un'avvertenza fondamentale: la dicitura che chiarisce che non è un documento fiscale. Ecco cosa indicare:

1. Dati dell'emittente e del cliente: come in una fattura ordinaria.
2. Dicitura "proforma": ben visibile, per esempio "Fattura proforma - documento non valido ai fini fiscali".
3. Numero e data del documento: con una numerazione propria, separata da quella delle fatture.
4. Descrizione delle voci, imponibile e totale: esattamente come saranno nella fattura.
5. IVA a titolo informativo (o la dicitura del forfettario) e le condizioni di pagamento.

Poiché non va trasmessa allo SDI, la proforma può essere un semplice PDF inviato al cliente via email. Con FaiPreventivo prepari la proforma con lo stesso strumento dei preventivi e delle fatture: la generi in PDF professionale e, quando il cliente paga, la trasformi nella fattura elettronica definitiva senza riscrivere nulla.

Dalla proforma alla fattura definitiva

Il ciclo si chiude così: invii la proforma, il cliente paga, e all'incasso emetti la fattura elettronica definitiva(tipo documento TD01) con la data corretta, trasmettendola allo SDI. È in questo momento che l'IVA diventa dovuta e l'operazione entra nella tua contabilità. Per il passaggio finale può esserti utile la guida su come fare una fattura elettronica.

Tenere insieme proforma e fattura, sotto la stessa numerazione coerente e con gli stessi dati, riduce gli errori e ti fa risparmiare tempo: nessun documento ricopiato a mano e nessun rischio di importi diversi tra proforma e fattura.

Domande frequenti

Le risposte rapide alle domande più comuni sulla fattura proforma.

Conclusione

La fattura proformaè un alleato pratico: ti permette di richiedere il pagamento e di riepilogare l'importo al cliente senza far scattare obblighi fiscali, che restano legati alla fattura definitiva. Ricorda solo le due regole d'oro: indicare sempre che è un documento non valido ai fini fiscali e, dopo l'incasso, emettere la fattura elettronica vera e propria.

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