Come Fare una Fattura Elettronica nel 2026: la Guida Completa

Fare una fattura elettronicanel 2026 spaventa molti titolari di partita IVA, ma in realtà è una procedura ripetitiva fatta sempre degli stessi passaggi: inserire i dati, scegliere il tipo di documento, indicare l'IVA, generare il file XML e inviarlo allo SDI. In questa guida vediamo passo passo come fare una fattura elettronica, chi è obbligato oggi, quali campi sono obbligatori e come emetterla anche senza commercialista, in pochi minuti.

Cos'è la fattura elettronica

La fattura elettronica è una fattura emessa in formato digitale strutturato: non è un semplice PDF inviato via email, ma un file XML conforme allo standard FatturaPAche viene trasmesso all'Agenzia delle Entrate attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). È lo SDI che controlla la fattura e la recapita al destinatario. In pratica cambiano il formato del documento (XML invece di carta o PDF) e il canale di invio(lo SDI invece della consegna diretta), mentre il contenuto resta quello di sempre: chi emette, chi riceve, le voci, gli importi e l'IVA.

Se ti stai ancora chiedendo quando emettere una fattura e quando invece basta un preventivo, abbiamo una guida dedicata sulle differenze tra fattura e preventivo. Qui partiamo dal momento in cui devi emettere il documento fiscale vero e proprio.

Chi è obbligato a fare la fattura elettronica nel 2026

L'obbligo di fatturazione elettronica tra privati (B2B e B2C) è generalizzato dal 1° gennaio 2019 (Legge di Bilancio 2018). Da quella data quasi tutte le partite IVA residenti o stabilite in Italia devono emettere fattura elettronica. Verso la Pubblica Amministrazionel'obbligo è ancora più datato (dal 2014-2015).

L'ultimo tassello riguarda il regime forfettario: prima escluso, è entrato nell'obbligo in due tappe, dal 1° luglio 2022 per chi superava 25.000 euro di ricavi e dal 1° gennaio 2024 per tutti, senza più soglie. Oggi, quindi, se apri una partita IVA sei tenuto alla fattura elettronica fin dalla prima fattura. Se sei in regime agevolato, leggi anche la guida specifica sulla fattura elettronica per i forfettari. Restano fuori solo casi particolari, come alcune prestazioni sanitarie verso privati, soggette a divieto di fatturazione elettronica per ragioni di tutela dei dati. Il riferimento ufficiale è sul portale dell'Agenzia delle Entrate dedicato alla fatturazione elettronica.

Cosa serve per emettere una fattura elettronica

Per fare una fattura elettronica ti servono tre cose: la tua partita IVA, i dati del cliente (compreso il codice destinatario o la PEC) e uno strumento per generare l'XML e inviarlo allo SDI. Su quest'ultimo punto hai due strade principali:

• Il portale gratuito Fatture e Corrispettividell'Agenzia delle Entrate: è gratis e sempre accessibile con SPID, CIE o credenziali Entratel/Fisconline, ma l'interfaccia è tecnica e ogni fattura richiede di compilare molti campi a mano.
• Un software di fatturazione elettronica: compili i dati in modo guidato, il programma genera il file XML conforme e lo trasmette allo SDI per te, tenendo traccia di numerazione, scadenze e ricevute.

I dati obbligatori della fattura elettronica

Una fattura elettronica deve contenere gli stessi elementi previsti dall'art. 21 del DPR 633/1972 per qualsiasi fattura, organizzati nei campi del tracciato XML. In sintesi:

• Dati dell'emittente (cedente/prestatore): denominazione o nome e cognome, partita IVA, codice fiscale, indirizzo e regime fiscale.
• Dati del cliente (cessionario/committente): denominazione o nome e cognome, partita IVA o codice fiscale, indirizzo e codice destinatario o PEC.
• Numero e data: numero progressivo per anno solare e data dell'operazione.
• Descrizione delle voci: natura, quantità e prezzo dei beni o servizi.
• IVA: aliquota e imposta, oppure la natura che ne giustifica l'assenza.
• Totale documento ed eventuali contributi (cassa, ritenuta, bollo).

Il campo che genera più dubbi è il codice destinatario, perché serve allo SDI per sapere dove recapitare la fattura. Gli abbiamo dedicato una guida completa su cos'è il codice destinatario SDI e come trovarlo, inclusi i casi del privato (0000000) e del cliente estero.

Tipo documento e numerazione progressiva

Nel tracciato XML ogni fattura ha un tipo documento, un codice che ne descrive la natura. I più comuni sono:

• TD01 - Fattura: il documento ordinario, quello che usi nella maggior parte dei casi.
• TD24 - Fattura differita: per le operazioni la cui consegna è documentata da DDT o documenti equivalenti.
• TD04 - Nota di credito: per stornare totalmente o parzialmente una fattura già emessa.
• TD06 - Parcella: il documento tipico dei professionisti.

La numerazionedeve essere progressiva e univoca nell'arco dell'anno solare. Puoi usare una numerazione semplice (1, 2, 3...) o sezionali con prefissi, purché l'ordine sia coerente e senza buchi ingiustificati. Un buon software gestisce la numerazione in automatico, così non rischi di saltare un numero o di duplicarlo.

IVA, nature e contributi: come compilare la parte fiscale

A ogni voce di fattura va associata un'aliquota IVA(22%, 10%, 5% o 4%) oppure, se l'operazione non prevede IVA, una natura che ne spiega il motivo. Le nature più frequenti sono N2.2 per il regime forfettario, N1 per le operazioni escluse, N3 per le non imponibili e N6 per il reverse charge. Se hai dubbi su quale aliquota applicare, è utile la guida su come calcolare l'IVA e il nostro calcolatore IVA.

Oltre all'IVA, in fattura possono comparire altri importi: la cassa previdenziale o il contributo integrativo (per i professionisti iscritti a un albo), la ritenuta d'acconto (quando dovuta) e la marca da bollo da 2 euro, obbligatoria sulle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro. Sono campi che un software compila e calcola automaticamente in base alle impostazioni del tuo profilo.

Come fare una fattura elettronica, passo passo

Ecco il flusso completo per emettere una fattura elettronica. Con uno strumento di fatturazione la maggior parte di questi passaggi è automatica: tu ti occupi solo dei primi due.

1. Inserisci i dati dell'emittente e del cliente:la tua partita IVA, il codice fiscale, l'indirizzo e il regime fiscale; per il cliente, denominazione, indirizzo e codice destinatario o PEC. Per i privati senza canale si usa il codice 0000000.
2. Scegli tipo documento, numero e data:normalmente TD01, il numero progressivo successivo all'ultima fattura e la data dell'operazione.
3. Aggiungi le voci, l'IVA e gli eventuali contributi:descrivi prestazioni o beni con quantità e prezzo, applica l'aliquota o la natura corretta e inserisci cassa, ritenuta o bollo se dovuti.
4. Genera il file XML FatturaPA:i dati vengono trasformati nel formato XML richiesto dall'Agenzia delle Entrate. Un buon software lo fa in automatico, senza copia-incolla.
5. Invia la fattura allo SDI: trasmetti il file al Sistema di Interscambio, che lo controlla e lo consegna al cliente. Conserva la ricevuta di consegna e le altre notifiche.

Con FaiPreventivo questi passaggi vivono dentro la stessa app che usi per i preventivi: lo stesso documento che hai preparato per il cliente diventa fattura elettronica conforme, con XML FatturaPA generato in automatico, invio allo SDI, ricevute tracciate in dashboard e numerazione progressiva coerente, senza portali esterni.

Cosa succede dopo l'invio: ricevute, consegna e scarto

Una volta trasmessa, la fattura non è ancora "chiusa": lo SDI la elabora e ti restituisce una notifica. È importante saperle leggere.

• Ricevuta di consegna (RC):la fattura è stata consegnata al cliente. È l'esito migliore: l'operazione è andata a buon fine.
• Notifica di mancata consegna (MC): lo SDI non è riuscito a recapitarla (ad esempio perché il canale del destinatario non è raggiungibile), ma la fattura è comunque valida e viene messa a disposizione nel cassetto fiscale del cliente. È buona prassi avvisarlo.
• Notifica di scarto (NS): il file contiene un errore formale e lo SDI lo rifiuta. La fattura si considera non emessa: vanno corretti gli errori e ritrasmessa entro 5 giorni per non incorrere in tardiva fatturazione.

Errori da evitare quando fai una fattura elettronica

Gli errori più comuni non riguardano la fiscalità complessa, ma i dettagli pratici. Eccone alcuni da tenere d'occhio:

• Codice destinatario sbagliato: usare i sette zeri quando il cliente ha un codice (o viceversa) può rallentare la consegna. Verifica sempre il dato corretto.
• Partita IVA o codice fiscale errati: sono tra le cause più frequenti di scarto da parte dello SDI.
• Numerazione incoerente: numeri duplicati o saltati senza motivo creano problemi in caso di controllo.
• Natura IVA mancante: se non applichi l'IVA devi indicare la natura corretta, altrimenti il file viene scartato.
• Bollo dimenticato: sulle fatture senza IVA sopra 77,47 euro va sempre indicata la marca da bollo.

Domande frequenti

Le risposte rapide alle domande più comuni su come fare una fattura elettronica.

Conclusione

Fare una fattura elettronicaè molto più semplice di quanto sembri: una volta capiti i dati obbligatori, il tipo documento e la gestione dell'IVA, il resto, cioè generare l'XML e inviarlo allo SDI, è lavoro che lo strumento giusto fa al posto tuo. La parte fiscale (aliquote, nature, ritenute) merita un confronto con il commercialista la prima volta, ma l'emissione quotidiana la gestisci in autonomia in pochi minuti.

Con FaiPreventivo emetti la fattura elettronica conforme partendo dallo stesso documento che usi per i preventivi: XML FatturaPA, invio allo SDI e numerazione progressiva inclusi fin dal piano Starter. Puoi iniziare con la registrazione gratuita e creare la tua prima fattura oggi stesso.