Fattura Elettronica Forfettari: la Guida Completa 2026

Dal 1° gennaio 2024 anche i contribuenti in regime forfettario devono emettere fattura elettronica, senza più la vecchia soglia dei 25.000 euro. Se hai aperto la partita IVA da poco o fino a ieri facevi fatture in PDF, questa guida ti spiega in modo pratico cosa cambia: cos'è la fattura elettronica, da quando scatta l'obbligo, quali diciture e codici servono (N2.2, RF19, marca da bollo), come si invia allo SDI e come puoi emetterla senza spendere una fortuna in portali esterni.

Cos'è la fattura elettronica (e cosa cambia per te)

La fattura elettronica è una fattura emessa in formato digitale strutturato, un file XML conforme allo standard FatturaPA, che non viene consegnato direttamente al cliente ma trasmesso all'Agenzia delle Entrate attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). È lo SDI che controlla la fattura e la recapita al destinatario. Il contenuto è identico a quello di una fattura tradizionale: cambiano il formato (XML invece di PDF o carta) e il canale di invio(lo SDI invece dell'email o della consegna a mano).

Per chi è in regime forfettario la sostanza fiscale non cambia: continui a non applicare l'IVA e a non addebitarla al cliente. Cambia il modo in cui la fattura prende forma e viene spedita. In pratica, invece di scrivere un PDF e inviarlo via email, generi un file XML e lo trasmetti allo SDI. Tutto il resto, dalla numerazione progressiva alla descrizione delle voci, resta come lo conosci. Se hai ancora dubbi sulla distinzione tra i due documenti commerciali, abbiamo una guida dedicata su fattura e preventivo a confronto.

Obbligo di fattura elettronica per i forfettari: da quando e per chi

L'obbligo è arrivato in due tappe. Con il Decreto Legge 36/2022 (art. 18 del cosiddetto Decreto PNRR 2, convertito dalla Legge 79/2022) il legislatore ha esteso la fatturazione elettronica anche al regime forfettario, prima escluso. La prima tappa, dal 1° luglio 2022, ha riguardato i forfettari che nell'anno precedente (il 2021) avevano superato 25.000 euro di ricavi o compensi. La seconda tappa, dal 1° gennaio 2024, ha eliminato qualsiasi soglia: da quella data tutti i forfettarisono obbligati alla fattura elettronica, indipendentemente dal volume d'affari.

Questo significa che oggi, se apri una partita IVA in regime forfettario, sei tenuto a emettere fattura elettronica fin dalla prima fattura. Non esiste più un periodo di esonero legato al fatturato. La regola vale per professionisti, artigiani, commercianti e per qualsiasi attività rientri nel forfettario. Trovi il riferimento ufficiale sul portale dell'Agenzia delle Entrate dedicato alla fatturazione elettronica.

Come funziona lo SDI: XML, codice destinatario e i "sette zeri"

Il Sistema di Interscambioè la "posta certificata" dell'Agenzia delle Entrate per le fatture. Quando emetti una fattura elettronica, il file XML passa dallo SDI, che ne verifica la correttezza formale e poi la consegna al destinatario. Per recapitarla, lo SDI ha bisogno di sapere dove inviarla: serve il codice destinatario(sette caratteri) oppure l'indirizzo PEC del cliente.

Qui entra in gioco una domanda molto comune: quando si usa lo SDI 0000000? Il codice composto da sette zeri si usa quando il cliente non ha un canale telematico. È il caso tipico dei clienti privati senza partita IVA, oppure di chi non ti comunica né codice destinatario né PEC. In questi casi la fattura viene comunque emessa e messa a disposizione nel cassetto fiscaledel destinatario sul sito dell'Agenzia delle Entrate; tu, in più, gli consegni una copia di cortesia in PDF, che ha solo valore informativo.

Dal lato pratico, le fasi sono sempre le stesse: generi il file XML, lo invii allo SDI, ricevi le ricevute. La ricevuta di consegna (RC) conferma che la fattura è arrivata al cliente; in alternativa puoi ricevere una notifica di mancata consegna (MC), che non invalida la fattura ma indica che il destinatario dovrà recuperarla dal proprio cassetto fiscale. Tenere traccia di queste notifiche è importante per sapere sempre a che punto sei.

Diciture e codici: N2.2, RF19 e il riferimento alla Legge 190/2014

È la parte che spaventa di più, ma è anche quella più meccanica: una volta capiti i codici, si ripetono sempre uguali. In una fattura elettronica forfettaria ci sono tre informazioni specifiche da indicare.

• Regime fiscale RF19:nel tracciato XML, alla voce "regime fiscale", il forfettario si identifica con il codice RF19. È il modo in cui dichiari allo SDI che operi in regime forfettario.
• Natura IVA N2.2:dato che non applichi l'IVA, ogni voce di fattura riporta la natura N2.2("operazione non soggetta - altri casi") al posto dell'aliquota. È questo codice a comunicare che l'operazione è fuori dal campo IVA per regime forfettario.
• Dicitura di legge: in fattura va inserita la formula "Operazione effettuata ai sensi dell'art. 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014 e successive modificazioni - Regime forfettario". È il riferimento normativo che giustifica l'assenza di IVA.

La buona notizia è che un software di fatturazione elettronica compila questi campi per te: scegli il regime forfettario una volta e ritrovi automaticamente RF19, N2.2 e la dicitura corretta in ogni fattura. Se vuoi capire meglio il funzionamento dell'IVA e perché nel forfettario non si applica, leggi la guida su come calcolare l'IVA (e quando non si applica) e usa il nostro calcolatore forfettario per stimare imposta sostitutiva e contributi.

La marca da bollo da 2 euro: quando serve e come si paga

Chi non applica l'IVA, come il forfettario, deve fare i conti con la marca da bollo. La regola è semplice: sulle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro va apposta una marca da bollo da 2 euro (DPR 642/1972). Sotto quella soglia, niente bollo.

Sulla fattura elettronica il bollo non è un francobollo fisico: si assolve in modo virtuale. In pratica nel file XML si indica che il bollo è dovuto, e l'importo si versa con cadenza trimestraletramite il servizio dell'Agenzia delle Entrate, che calcola in automatico il totale dovuto in base alle fatture trasmesse. Una domanda frequente è chi paga il bollo: per legge l'obbligato è chi emette la fattura, ma è prassi diffusa addebitarlo in fattura al cliente come voce a parte. In quel caso i 2 euro riaddebitati concorrono al tuo reddito imponibile.

Come fare una fattura elettronica forfettaria, passo passo

Mettendo insieme i pezzi, ecco il flusso completo per emettere una fattura elettronica quando sei in regime forfettario. Con uno strumento di fatturazione la maggior parte di questi passaggi è automatica.

1. Inserisci i tuoi dati e quelli del cliente: partita IVA, codice fiscale, indirizzo e regime fiscale (RF19) per te; denominazione, indirizzo e codice destinatario o PEC per il cliente. Per i privati senza canale si usa il codice 0000000.
2. Aggiungi le voci e l'importo: descrivi le prestazioni o i beni con quantità e prezzo. Non applichi IVA: a ogni voce si associa la natura N2.2.
3. Inserisci la dicitura del forfettario e l'eventuale bollo: aggiungi il riferimento alla Legge 190/2014 e, se superi 77,47 euro, la marca da bollo da 2 euro.
4. Genera il file XML FatturaPA:i dati inseriti vengono trasformati nel formato XML richiesto dall'Agenzia delle Entrate. Un buon software lo fa in automatico, senza copia-incolla.
5. Invia la fattura allo SDI: trasmetti il file al Sistema di Interscambio, che la controlla e la consegna al cliente. Conserva le ricevute e le notifiche.

Con FaiPreventivo questi passaggi vivono dentro la stessa app che usi per i preventivi: lo stesso documento che hai preparato diventa fattura elettronica conforme, con XML FatturaPA generato in automatico, invio allo SDI via PEC, ricevute e notifiche tracciate in dashboard e numerazione progressiva coerente. Nessun portale esterno e nessun intermediario a pagamento.

Casi particolari: cliente estero, cassa previdenziale, copia al cliente

Qualche situazione merita un'attenzione in più rispetto alla fattura ordinaria verso un cliente italiano.

• Cliente estero: anche le operazioni verso clienti esteri vanno comunicate in via elettronica. Si emette comunque una fattura elettronica ordinaria (tipo documento TD01) con il codice destinatario convenzionale XXXXXXX(sette "X"): così la fattura assolve anche l'obbligo di comunicazione delle operazioni transfrontaliere, che un tempo era affidato all'esterometro, oggi abolito e assorbito dallo SDI. La natura IVA da indicare cambia in base al tipo di operazione, quindi vale la pena farsi affiancare dal commercialista la prima volta.
• Cassa previdenziale e rivalsa: se appartieni a una cassa professionale o versi alla gestione separata INPS, il contributo va indicato in fattura secondo le regole della tua cassa. Nel forfettario questi importi seguono criteri specifici, quindi verifica come la tua cassa chiede di esporli.
• Copia di cortesia: il cliente, soprattutto se privato, spesso non sa dove trovare la fattura nel cassetto fiscale. È buona prassi inviargli comunque una copia in PDF, ricordando che il documento valido a fini fiscali è quello elettronico transitato dallo SDI.

Tempi, sanzioni e conservazione

La fattura immediata va emessa e trasmessa allo SDI entro 12 giorni dalla data dell'operazione (art. 21, comma 4, del DPR 633/1972). Rispettare questo termine è importante: l'omessa o tardiva fatturazione comporta sanzioni (art. 6 del D.Lgs. 471/1997). Per il forfettario, che non espone IVA e non liquida l'imposta, si applica in genere una sanzione fissa da 250 a 2.000 euro per ciascuna fattura non emessa o emessa in ritardo, importo riducibile con il ravvedimento operoso se ci si regolarizza spontaneamente. Non è un dettaglio da sottovalutare, soprattutto se le fatture in ritardo sono più di una.

C'è poi l'obbligo di conservazione a norma: le fatture elettroniche vanno conservate digitalmente per 10 anni. Qui una buona notizia per chi vuole contenere i costi: l'Agenzia delle Entrate offre gratuitamente il servizio di conservazione, a cui ci si iscrive aderendo nel portale Fatture e Corrispettivi. È un passaggio da fare una sola volta e che ti mette in regola con la conservazione senza spese aggiuntive.

Come fare la fattura elettronica forfettaria (anche gratis)

Per emettere la fattura elettronica hai tre strade. La prima è il portale gratuitodi Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate: è gratis e sempre disponibile, ma l'interfaccia è pensata per gli addetti ai lavori e ogni fattura richiede di compilare molti campi a mano, con il rischio di errori sui codici. La seconda sono i software gestionali a canone, completi ma spesso sovradimensionati e costosi per chi emette poche fatture. La terza è usare uno strumento agile che integra preventivi e fatturazione elettronica nello stesso flusso.

È la strada di FaiPreventivo: la fattura elettronica è inclusa fin dal piano Starter, RF19, N2.2, dicitura e bollo sono già impostati per il forfettario, il file XML conforme FatturaPAsi genera in automatico e l'invio allo SDI avviene via PEC, con ricevute e notifiche tracciate. Lo stesso documento che usi per preventivare il lavoro diventa la fattura da inviare, senza ricopiare nulla e senza saltare tra portali diversi. Se parti da zero, può aiutarti anche la guida su preventivi e fatture per il regime forfettario.

Domande frequenti

Le risposte rapide alle domande più comuni sulla fattura elettronica in regime forfettario.

Conclusione

La fattura elettronica per i forfettari sembra complicata solo finché non si capiscono i tre elementi che la distinguono da una fattura ordinaria: il regime RF19, la natura N2.2 e la dicitura della Legge 190/2014, con la marca da bollo da 2 euro sopra 77,47 euro. Una volta impostati, si ripetono identici a ogni fattura. Il resto, generare l'XML e inviarlo allo SDI, è un lavoro che lo strumento giusto fa al posto tuo.

Dal 2024 non è più una scelta: è un obbligo per tutti i forfettari fin dalla prima fattura. La cosa sensata è dotarsi di uno strumento che la renda semplice. Con FaiPreventivo emetti la fattura elettronica conforme direttamente dal documento che usi per i preventivi, con XML FatturaPA, invio allo SDI via PEC e tutte le diciture del forfettario già pronte. La fattura elettronica è inclusa fin dal piano Starter: puoi iniziare con la registrazione gratuita e creare la tua prima fattura in pochi minuti.