Fattura Elettronica alla PA: CIG, CUP e Split Payment

Hai vinto un piccolo appalto, hai fatto una fornitura a un Comune o una consulenza per una scuola, e ora devi emettere la fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione. Apri il tuo solito programma e ti accorgi che il mondo è diverso: il codice destinatario ha 6 caratteri invece di 7, ti chiedono un misterioso CIG (e a volte anche un CUP), l'ente parla di split payment e per finire scopri che la PA può perfino rifiutare la tua fattura. In questa guida mettiamo in fila tutte le differenze tra la fattura B2B e la fattura verso la PA (il cosiddetto B2G, business to government), con le regole pratiche per non sbagliare.

Fattura B2B e fattura alla PA: cosa cambia davvero

Partiamo da una buona notizia: il formato tecnico è lo stesso. La fattura verso la Pubblica Amministrazione è un file XML nel tracciato FatturaPA, lo stesso usato tra privati, e viaggia attraverso lo stesso Sistema di Interscambio (SDI). Anzi, a essere precisi la fatturazione elettronica è nata proprio per la PA: l'obbligo verso gli enti pubblici è scattato nel 2014-2015, anni prima dell'obbligo generalizzato tra privati del 2019. Nel tracciato, la differenza si vede dal campo FormatoTrasmissione: FPA12 per le fatture verso la PA, FPR12 per quelle tra privati.

Le differenze pratiche, però, sono significative e riguardano quattro aree: il codice del destinatario (6 caratteri invece di 7), i riferimenti amministrativi (CIG, CUP, ordini e contratti), il trattamento dell'IVA (split payment) e il ciclo delle notifiche (la PA può rifiutare, il privato no). Se non hai mai emesso una fattura elettronica, prima di proseguire conviene ripassare le basi nella guida su come fare una fattura elettronica: qui diamo per acquisito il funzionamento generale dello SDI.

Il Codice Univoco Ufficio: 6 caratteri, si trova sull'indicePA

Nel B2B il destinatario si identifica con il codice destinatario di 7 caratteri (o con la PEC). Verso la PA si usa invece il Codice Univoco Ufficio, un codice alfanumerico di 6 caratteri che identifica non l'ente nel suo complesso, ma il singolo ufficiodestinatario della fattura. Un Comune di medie dimensioni può avere decine di uffici di fatturazione: ragioneria, lavori pubblici, istruzione, ognuno con il proprio codice. Usare il codice dell'ufficio sbagliato è uno degli errori più frequenti e porta quasi sempre al rifiuto della fattura.

Dove si trova? La fonte ufficiale è l'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (indicePA, www.indicepa.gov.it): cercando l'ente per nome o codice fiscale si ottiene l'elenco degli uffici abilitati alla ricezione delle fatture elettroniche, ciascuno con il suo codice di 6 caratteri. In pratica, però, la via più sicura è un'altra: il codice è quasi sempre indicato nell'ordine, nel contratto o nella determinache l'ente ti ha inviato. Se non lo trovi, chiedilo all'ufficio che ha disposto l'acquisto prima di emettere. Esiste anche il codice di default "UFE..." (ufficio di fatturazione elettronica centrale) per gli enti che non hanno comunicato uffici specifici, ma va usato solo se l'ente non ne indica uno dedicato.

Attenzione a non confondere i due codici: per le differenze tra codice destinatario a 7 caratteri, PEC e sette zeri nel mondo B2B trovi tutto nella guida sul codice destinatario SDI.

CIG e CUP: cosa sono, quando sono obbligatori, dove vanno nell'XML

Il CIG (Codice Identificativo Gara) è un codice alfanumerico che identifica la procedura di affidamento: gara, affidamento diretto, ordine su convenzione. Serve alla tracciabilità dei flussi finanziari negli appalti pubblici prevista dalla legge 136/2010: ogni pagamento pubblico deve essere riconducibile alla procedura che lo ha originato. Per questo, nella generalità degli appalti e delle forniture pubbliche, la PA richiede che il CIG sia riportato in fattura: senza CIG l'ente non può pagare e in genere rifiuta il documento.

Il CUP (Codice Unico di Progetto) identifica invece un progetto di investimento pubblico: un'opera, un programma finanziato, un intervento del PNRR. È obbligatorio in fattura solo quando la tua fornitura rientra in un progetto d'investimentodotato di CUP: in quel caso l'ente te lo comunica insieme al CIG. Per una fornitura ordinaria (cancelleria, manutenzione corrente, una consulenza spot) di norma c'è solo il CIG.

E dove vanno questi codici nel tracciato? Nei blocchi DatiOrdineAcquisto, DatiContratto o DatiConvenzione della sezione DatiGenerali dell'XML: i campi si chiamano CodiceCIG e CodiceCUP. La regola pratica è riportarli nel blocco coerente con il documento che l'ente ti indica come riferimento: se ti cita un ordine, compili DatiOrdineAcquisto con numero e data dell'ordine più CIG (ed eventuale CUP); se ti cita un contratto, usi DatiContratto. Scriverli solo nelle note o nella descrizione delle righe non basta: molti sistemi contabili della PA leggono i campi strutturati, e un CIG "a testo libero" equivale spesso a un CIG assente.

Split payment: la PA versa l'IVA, tu incassi solo l'imponibile

Lo split payment, in italiano scissione dei pagamenti, è il meccanismo previsto dall'art. 17-ter del DPR 633/72 per le operazioni verso la Pubblica Amministrazione (e verso alcune società partecipate e quotate individuate dalla legge). Funziona così: tu emetti la fattura esponendo l'IVA normalmente(imponibile, aliquota, imposta), ma l'ente ti paga solo l'imponibile e versa l'IVA direttamente all'erario per conto tuo.

Un esempio concreto: fattura da 1.000 € + IVA 22% = 1.220 € totali. In regime ordinario il cliente ti paga 1.220 € e tu versi 220 € di IVA con la liquidazione periodica. Con lo split payment, il Comune ti bonifica 1.000 €e versa lui i 220 € all'erario: quell'IVA non transita mai dal tuo conto e non entra nella tua liquidazione (l'imposta non si considera a tuo debito). Il rovescio della medaglia è finanziario: se hai molta IVA a credito sugli acquisti, con lo split payment fatichi a compensarla, perché non incassi più IVA a debito sulle vendite alla PA. È il motivo per cui i fornitori abituali della PA ricorrono spesso al rimborso IVA prioritario.

In fattura va riportata la dicitura obbligatoria: la formula consolidata è "Scissione dei pagamenti ai sensi dell'art. 17-ter del DPR 633/1972"(o l'equivalente "split payment - art. 17-ter DPR 633/72"). Nella fattura elettronica, come vediamo subito, la dicitura da sola non basta: serve il flag giusto nel tracciato.

Esigibilità IVA "S": come si indica lo split payment nell'XML

Nel tracciato FatturaPA, dentro il blocco DatiRiepilogo, esiste il campo EsigibilitaIVA che ammette tre valori: "I" (esigibilità immediata, il caso normale), "D" (esigibilità differita) e "S", che significa appunto scissione dei pagamenti. Per una fattura in split payment va indicato "S": è questo valore, non la dicitura in calce, a dire al sistema contabile dell'ente che l'IVA esposta va versata dall'ente stesso e non pagata a te.

È un dettaglio tecnico che fa la differenza: una fattura con la dicitura split payment nelle note ma esigibilità "I" nel riepilogo è incoerente, e molti enti la rifiutano chiedendone la riemissione. Un buon software imposta "S" automaticamente quando il documento è destinato a una PA soggetta a scissione, così non devi ricordartelo tu.

Forfettari e PA: niente IVA, niente split payment

E chi è in regime forfettario? Qui la regola è semplice e spesso fraintesa: il forfettario non addebita IVA in fattura, quindi non c'è nulla da scindere. Lo split payment non si applica: l'ente paga al forfettario l'intero importo fatturato, esattamente come farebbe un cliente privato. La fattura verso la PA va comunque emessa in formato elettronico (l'obbligo vale anche per i forfettari), con il codice univoco ufficio, gli eventuali CIG e CUP e la consueta dicitura del regime (operazione senza applicazione dell'IVA ai sensi della L. 190/2014); resta ferma, dove prevista, la ritenuta o la sua esclusione secondo le regole del regime. Ma niente esigibilità "S": quel campo riguarda solo chi espone IVA.

Accettazione, rifiuto e decorrenza termini: il ciclo notifiche della PA

Ecco la differenza più spiazzante per chi arriva dal B2B: la PA può rifiutare la tua fattura. Tra privati, una volta che lo SDI consegna il file, il ciclo si chiude: il destinatario che non è d'accordo deve chiederti una nota di credito, ma non esiste un "rifiuto" formale. Verso la PA, invece, dopo la consegna si apre una finestra di 15 giorniin cui l'ente può esprimere il cosiddetto esito committente: una notifica di accettazione (EC01) oppure una notifica di rifiuto (EC02), che lo SDI ti recapita attraverso il tuo canale.

Se la fattura viene rifiutata, per il sistema è come se non fosse mai stata accettata dall'ente: dovrai correggerla e riemetterla secondo le indicazioni del committente. Il rifiuto, va detto, non è arbitrario: il DM 132/2020ha limitato i casi in cui la PA può rifiutare a ipotesi tassative (fattura riferita a un'operazione mai posta in essere verso l'ente, omessa o errata indicazione del CIG/CUP dove richiesti, dati fiscali errati, e poche altre), proprio per evitare i rifiuti "di comodo" usati per allungare i tempi di pagamento.

Se invece l'ente non risponde entro 15 giorni, lo SDI emette la notifica di decorrenza terminia entrambe le parti: da quel momento la PA non può più rifiutare la fattura attraverso il Sistema di Interscambio e il documento si considera definitivamente acquisito. È l'esito più frequente nella pratica. Per capire come questo ciclo si inserisce nel percorso generale della fattura (consegna, mancata consegna, scarto), vedi la guida su come inviare una fattura elettronica allo SDI.

Tabella: differenze tra fattura B2B e fattura alla PA (B2G)

Una nota sulla firma digitale: per le fatture verso la PA il file XML deve essere firmato con firma elettronica qualificata (formato XAdES o CAdES), mentre nel B2B la firma è facoltativa. È un requisito in più di cui tenere conto quando scegli lo strumento con cui emettere.

Domande frequenti

Le risposte rapide alle domande più comuni sulla fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione.

Conclusione

Fatturare alla Pubblica Amministrazione non è un altro mestiere: è la stessa fattura elettronica di sempre, con quattro accorgimenti in più. Il Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri al posto del codice destinatario, i codici CIG e CUP nei blocchi giusti dell'XML, lo split paymentcon esigibilità "S" (salvo che tu sia forfettario), e la consapevolezza che l'ente ha 15 giorni per accettare o rifiutare il documento. Curati questi quattro punti, la fattura alla PA passa al primo colpo e, soprattutto, viene pagata senza intoppi.

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