Accordo di riservatezza (NDA): modello reciproco da compilare

NDA è la sigla inglese di non-disclosure agreement, in italiano accordo di riservatezza. È il documento con cui due parti stabiliscono che le informazioni scambiate per un certo scopo non vengono comunicate ad altri e non vengono usate per fini diversi. Serve davvero quando stai per mostrare qualcosa che, una volta visto, non può più essere fatto dimenticare: listini e margini, elenchi clienti, progetti tecnici, metodi di lavoro, numeri dell’attività. Non serve per informazioni che chiunque potrebbe ricavare guardando il tuo sito o il tuo catalogo.

Dipende da chi mostra le informazioni. Se le mostri solo tu — per esempio a un consulente che entra nei tuoi archivi — l’unilaterale è la forma corretta e più semplice: gli obblighi gravano su chi riceve. Se invece entrambe le parti apriranno qualcosa, come in una trattativa fra due imprese o nella valutazione di una collaborazione, il reciproco è più adatto e anche più facile da far firmare: nessuno deve accettare un vincolo che l’altro non ha. Nel dubbio il reciproco è la scelta prudente, perché copre anche gli scambi che non avevi previsto.

Quanto conserva valore l’informazione. Per condizioni commerciali e trattative in corso spesso bastano due o tre anni: dopo, quei numeri sono superati e un vincolo lunghissimo serve solo a rendere l’accordo più difficile da firmare. Per informazioni che restano sensibili nel tempo — un metodo produttivo, una formula, un archivio clienti costruito in anni — si può prevedere una durata più lunga, oppure stabilire che l’obbligo dura finché sussistono i requisiti di protezione dei segreti commerciali, distinguendo espressamente questa categoria dalle altre informazioni.

Quattro categorie, che vanno scritte perché sono ciò che rende l’accordo credibile. Le informazioni già di pubblico dominio, o diventate tali senza colpa di chi le ha ricevute. Quelle già legittimamente note a chi le riceve prima della comunicazione. Quelle sviluppate in modo autonomo, senza utilizzare le informazioni ricevute. E quelle che devono essere comunicate per obbligo di legge o per ordine dell’autorità: in questo caso chi è tenuto a comunicarle avvisa prima l’altra parte, se la legge lo consente, in modo che possa tutelarsi.

Una proporzionata al valore reale delle informazioni. La clausola penale fissa in anticipo quanto è dovuto in caso di violazione e limita il risarcimento a quella somma, salvo che sia stata pattuita la risarcibilità del danno ulteriore — cosa che conviene prevedere. Il punto delicato è l’art. 1384 del codice civile: il giudice può ridurre equamente la penale se è manifestamente eccessiva. Una cifra credibile ha quindi due vantaggi: la controparte la firma senza discutere e, se serve, la ottieni davvero.

Non automaticamente, ma il modello lo risolve con una clausola: chi riceve le informazioni può comunicarle al proprio interno solo a chi ha effettiva necessità di conoscerle, e deve vincolare quelle persone agli stessi obblighi. In questo modo la responsabilità resta in capo alla parte che ha firmato, che risponde della catena. Per i dipendenti esistono già obblighi di fedeltà e riservatezza previsti dalla legge e dai contratti di lavoro; per consulenti e fornitori esterni, invece, senza una clausola di questo tipo l’accordo si ferma alla prima persona.

No, e confonderli è un errore frequente. L’accordo di riservatezza vieta di divulgare e usare informazioni; il patto di non concorrenza vieta di svolgere una certa attività. Il secondo ha regole più severe: l’art. 2596 del codice civile richiede la forma scritta come prova, impone che sia circoscritto a una determinata zona o attività e stabilisce che non può eccedere i cinque anni, riducendo automaticamente le durate maggiori. Se ti serve anche quel vincolo, va scritto come patto distinto, con i suoi limiti, non nascosto in una riga dell’accordo di riservatezza.

No. Riservatezza e protezione dei dati personali sono due piani diversi. Se una parte tratta dati personali per conto dell’altra — anagrafiche di clienti, dipendenti, fornitori — serve un contratto conforme all’art. 28 del Regolamento UE 2016/679, che indichi oggetto, durata, natura e finalità del trattamento, tipi di dati, categorie di interessati e obblighi del responsabile, comprese misure di sicurezza, sub-responsabili e sorte dei dati alla fine. L’accordo di riservatezza copre l’obbligo di non divulgare; non sostituisce la nomina a responsabile e non mette al riparo dalle sanzioni.

Un accordo di riservatezza non richiede una forma particolare a pena di nullità, quindi può essere concluso anche per via elettronica. Il documento informatico firmato con firma elettronica semplice è ammesso come prova e il giudice ne valuta liberamente il valore, tenendo conto delle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità: lo prevede l’art. 20 del Codice dell’amministrazione digitale. Il prodotto registra data, ora, indirizzo di rete troncato e impronta del documento. Non è una firma digitale qualificata: quando la posta in gioco è alta, valuta strumenti con efficacia probatoria maggiore.

No. È un modello di partenza, non sostituisce la consulenza legale. Copre la struttura che serve nella maggior parte dei casi ordinari e ti fa arrivare al cliente con un documento leggibile invece che con un accordo a voce. Ma ogni situazione ha dettagli suoi — importi rilevanti, controparti estere, opere su strutture, dati personali di terzi, clienti consumatori — e su quelli il testo va fatto rivedere da un professionista prima della firma. Se il valore del lavoro è alto o la controparte è più grande di te, una lettura da un avvocato costa molto meno di una lite.