Proposta commerciale: modello da compilare e far firmare online

Il preventivo risponde alla domanda «quanto costa»: è un elenco di voci, quantità e prezzi. La proposta commerciale risponde prima a un’altra domanda — «perché questo lavoro, fatto così» — e solo dopo mostra il prezzo. Contiene il contesto, l’obiettivo, che cosa è compreso e che cosa no, i tempi, le condizioni di pagamento e un termine di validità. Nella pratica si usa il preventivo quando il cliente sa già cosa vuole e confronta i costi, e la proposta quando devi ancora convincerlo che hai capito il problema meglio degli altri.

Nel momento in cui tu, che hai fatto la proposta, hai conoscenza dell’accettazione: lo stabilisce l’art. 1326 del codice civile. Con l’accettazione online il momento è tracciato, perché l’avviso arriva quando il cliente firma. Due dettagli contano. L’accettazione deve giungere entro il termine indicato nella proposta o entro quello ordinariamente necessario secondo la natura dell’affare. E un’accettazione non conforme — il cliente firma ma cambia una condizione — vale come nuova proposta, che devi accettare tu perché il contratto si concluda.

In generale sì, finché il contratto non è concluso. C’è però un limite: se chi ha ricevuto la proposta ha già iniziato in buona fede l’esecuzione prima di avere notizia della revoca, devi indennizzarlo delle spese e delle perdite subite per l’esecuzione iniziata. E c’è un caso in cui la revoca non funziona affatto: se ti sei obbligato a mantenere ferma la proposta per un certo tempo, l’art. 1329 del codice civile rende la revoca priva di effetto. Per questo conviene scrivere con precisione che cosa significa il termine di validità che indichi.

Trenta giorni è lo standard che copre la maggior parte dei casi, ed è il termine che il modello imposta di suo. Va accorciato quando i prezzi dipendono da listini che oscillano — materiali, energia, componenti importati — o quando la tua disponibilità di calendario è la vera risorsa scarsa: in quei casi quindici giorni sono più onesti. Va allungato quando sai che la decisione passa da più persone o da un consiglio che si riunisce a data fissa. In ogni caso il termine va scritto: la sua assenza è un rischio a senso unico, tutto tuo.

È una firma elettronica semplice con tracciatura: il sistema registra data, ora, indirizzo di rete troncato e impronta del documento, e produce un’attestazione che dichiara sia ciò che prova sia ciò che non prova. Secondo l’art. 20 del Codice dell’amministrazione digitale, in questi casi l’idoneità del documento a soddisfare la forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili dal giudice, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. Non è una firma digitale qualificata e non equivale a una firma autografa autenticata: nessuna presunzione di legge la assiste.

Sei elementi, nell’ordine in cui il cliente li cerca. Il contesto e l’obiettivo, scritti con le sue parole. L’elenco delle attività comprese, ciascuna con il risultato che consegna. L’elenco di ciò che resta fuori. I tempi, con il fatto da cui decorrono. Il riepilogo economico con imponibile, imposta e totale, e le condizioni di pagamento con l’eventuale acconto. Il termine di validità e il modo in cui si accetta. Aggiungi una riga sulle varianti: è quella che ti permetterà di quantificare la richiesta in più senza trasformarla in una discussione.

Se il cliente è un consumatore e il contratto è stato concluso a distanza — via collegamento, email, telefono — o fuori dai locali commerciali, per esempio a casa sua, ha quattordici giorni per recedere senza dover indicare un motivo e senza penalità, come prevede l’art. 52 del Codice del Consumo. Se non lo informi correttamente di questo diritto il termine si allunga. Ci sono eccezioni e regole particolari, per esempio quando il consumatore chiede espressamente che l’esecuzione inizi durante il periodo di recesso: in quel caso va raccolta una richiesta esplicita.

Con la clausola sulle varianti, e usandola subito. La regola è semplice: quello che esce dal perimetro descritto non è compreso nel prezzo, viene quantificato prima di essere eseguito, per iscritto, con il maggior costo e il maggior tempo che comporta. Il vantaggio non è solo economico. Avere la clausola scritta ti permette di rispondere «volentieri, ti mando l’integrazione» invece di dover scegliere fra lavorare gratis e sembrare rigido. Nel prodotto l’integrazione si manda come nuova proposta collegata, che il cliente accetta con la stessa procedura della prima.

L’accettazione conclude il contratto, ma non coincide necessariamente con il momento in cui la fattura va emessa: quello dipende dal tipo di operazione e dai pagamenti pattuiti. Per le prestazioni di servizi, di regola, l’operazione si considera effettuata al pagamento del corrispettivo, e la fattura segue quel momento — salvo emissione anticipata, che rende comunque l’operazione effettuata per l’importo fatturato. Se hai previsto un acconto alla firma, la fattura per l’acconto segue il suo incasso. Sui casi concreti la parola definitiva resta del commercialista, che conosce il tuo regime.

No. È un modello di partenza, non sostituisce la consulenza legale. Copre la struttura che serve nella maggior parte dei casi ordinari e ti fa arrivare al cliente con un documento leggibile invece che con un accordo a voce. Ma ogni situazione ha dettagli suoi — importi rilevanti, controparti estere, opere su strutture, dati personali di terzi, clienti consumatori — e su quelli il testo va fatto rivedere da un professionista prima della firma. Se il valore del lavoro è alto o la controparte è più grande di te, una lettura da un avvocato costa molto meno di una lite.