Nota di Credito Elettronica (TD04): Quando e Come Emetterla

Hai emesso una fattura e il cliente ti ha restituito la merce? Hai concesso uno sconto dopo l'emissione, o ti sei accorto di un errore nell'importo? In tutti questi casi serve la nota di credito elettronica, il documento TD04 con cui si storna, in tutto o in parte, una fattura già emessa. In questa guida vediamo quando si usa, come si compila, come si collega alla fattura originale e come permette di recuperare l'IVA già versata.

Cos'è la nota di credito e a cosa serve

La nota di credito è il documento fiscale che rettifica in diminuzione una fattura già emessa: riduce l'imponibile e l'IVA della fattura originale, in tutto (storno totale) o in parte (storno parziale). Nel sistema della fatturazione elettronica corrisponde al tipo documento TD04 e transita dallo SDI esattamente come una fattura ordinaria.

Il principio è semplice: una fattura elettronica, una volta consegnata dal Sistema di Interscambio, è un documento fiscale definitivo. Non puoi modificarla né cancellarla. Se qualcosa cambia dopo l'emissione — la merce torna indietro, l'operazione salta, l'importo era sbagliato — l'unico modo per "correggere" è emettere un documento uguale e contrario che ne riduce gli effetti. Quel documento è la nota di credito. Se non hai chiaro il percorso che fa una fattura nel Sistema di Interscambio, parti dalla guida su come inviare una fattura elettronica allo SDI.

Per il cliente, la nota di credito rappresenta un credito nei tuoi confronti: o gli restituisci la somma, o la compensi con fatture successive. Per te, è lo strumento con cui riallinei la contabilità e recuperi l'IVA addebitata nella fattura originale.

Quando si usa la nota di credito (e quando no)

La nota di credito si emette quando una fattura già consegnata deve essere ridotta o annullata. I casi più frequenti per freelance, artigiani e microimprese sono questi:

• Reso della merce: il cliente restituisce in tutto o in parte i beni fatturati.
• Sconto o abbuono concesso dopo la fattura: accordi un ribasso a fattura già emessa, ad esempio per un disservizio o una trattativa successiva.
• Errore di importo o di quantità: hai fatturato più del dovuto, applicato un prezzo sbagliato o un'aliquota IVA errata in eccesso.
• Operazione venuta meno: il contratto si risolve, viene annullato o dichiarato nullo dopo l'emissione della fattura.
• Doppia fatturazione: hai emesso per errore due fatture per la stessa operazione e devi stornarne una.

Un'altra distinzione utile: la nota di credito rettifica una fattura, non un preventivo. Se il cliente cambia idea prima che tu abbia fatturato, ti basta aggiornare il preventivo — nessun documento fiscale è ancora nato. Sulla differenza tra i due documenti trovi un approfondimento in fattura vs preventivo.

TD04, TD05 e TD01: le differenze

Nel tracciato FatturaPA ogni documento ha un tipo documento (campo TipoDocumento). I tre codici da non confondere sono TD01 (fattura ordinaria), TD04 (nota di credito) e TD05 (nota di debito). La logica è questa:

TD04 e TD05 sono speculari: se hai fatturato troppo, emetti una nota di credito; se hai fatturato troppo poco, una nota di debito. Entrambe devono fare riferimento alla fattura originale che rettificano. La nota di debito, nella pratica delle piccole attività, è molto più rara: spesso si preferisce emettere una fattura integrativa per la differenza.

Come si compila la nota di credito TD04

La nota di credito TD04 si compila come una fattura, con tre accortezze specifiche: il tipo documento, il riferimento alla fattura originale e il segno degli importi. Vediamole una per una.

1. Tipo documento TD04. Nel tracciato XML il campo TipoDocumento va valorizzato con TD04. È questo codice — e non il segno degli importi — a dire allo SDI e al destinatario che si tratta di una variazione in diminuzione. I dati di intestazione (emittente, cliente, regime fiscale) sono gli stessi della fattura originale.

2. DatiFattureCollegate. Il blocco DatiFattureCollegate è il collegamento formale con la fattura che stai stornando: si indica almeno il numero della fattura originale e, preferibilmente, anche la data. Senza questo riferimento il destinatario (e l'Agenzia delle Entrate) non saprebbe a quale documento imputare la variazione. Se storni più fatture con un'unica nota di credito, il blocco si ripete per ciascuna.

3. Importi in positivo.Contrariamente a quanto verrebbe spontaneo, nell'XML del TD04 gli importi si scrivono in positivo: niente segni meno davanti a imponibile, IVA o totale. È il tipo documento TD04 a qualificare il tutto come storno. Indicare importi negativi dentro un TD04 è uno degli errori più comuni e può portare allo scarto del file o a una doppia diminuzione in contabilità.

Per il resto valgono le regole ordinarie della fattura elettronica: le voci descrivono cosa stai stornando (con quantità e prezzi coerenti con la fattura originale, o con la sola parte oggetto di storno), l'aliquota IVA è la stessa applicata in origine, e il documento va trasmesso allo SDI come ogni altra fattura. Se vuoi ripassare i campi del tracciato, trovi tutto nella guida su come fare una fattura elettronica.

Numerazione: stessa serie o serie dedicata?

Per la numerazione delle note di credito hai due strade, entrambe corrette: usare la stessa serie delle fatture (la nota di credito prende semplicemente il numero progressivo successivo) oppure una serie dedicata, ad esempio NC-2026-001, NC-2026-002 e così via. Quello che conta è che la numerazione sia progressiva e univocaall'interno della serie scelta e che il criterio resti coerente nel tempo.

La serie dedicata ha un vantaggio pratico: a colpo d'occhio distingui le note di credito dalle fatture, e i progressivi delle fatture restano "puliti". Per chi emette poche note di credito l'anno, anche la serie unica funziona benissimo. L'importante è non cambiare criterio a metà anno e non riutilizzare mai un numero già assegnato.

Recupero dell'IVA: la variazione ex art. 26 DPR 633/72

La nota di credito non è solo una formalità contabile: è lo strumento con cui recuperi l'IVA che hai addebitato (e versato o sei tenuto a versare) sulla fattura originale. Sul piano normativo si tratta di una variazione in diminuzionedisciplinata dall'art. 26 del DPR 633/72: emettendo la nota di credito porti in detrazione l'imposta corrispondente alla parte di operazione venuta meno.

Attenzione però ai tempi: la norma non consente la variazione in diminuzione senza limiti. In linea generale, quando la riduzione dipende da un accordo sopravvenutotra le parti (ad esempio uno sconto concordato dopo l'emissione) o da un errore, la variazione va effettuata entro un annodall'effettuazione dell'operazione. Quando invece deriva da cause "oggettive" previste dalla norma — nullità, annullamento, risoluzione del contratto, mancato pagamento in presenza di procedure concorsuali — la variazione è ammessa entro i termini più ampi previsti dallo stesso art. 26. I casi concreti possono essere sfumati: per le situazioni non banali, il confronto con il commercialista è sempre la scelta giusta.

Un punto fermo: oltre i termini la nota di credito si può comunque emettere per sistemare il rapporto con il cliente, ma senza recuperare l'IVA (variazione del solo imponibile o fuori campo IVA, a seconda dei casi). Anche qui, meglio una verifica professionale prima di muoversi.

La nota di credito semplificata TD08

Accanto al TD04 esiste il TD08, la nota di credito semplificata. È il corrispettivo, in variazione, della fattura semplificata: può essere usata per stornare operazioni documentate con fattura semplificata, nel rispetto dei limiti di importo previsti per quel formato, e richiede meno dati del tracciato ordinario (ad esempio, il cliente può essere identificato con la sola partita IVA o il solo codice fiscale).

Nella pratica quotidiana di freelance e microimprese il TD08 è poco frequente: se emetti fatture ordinarie TD01, le tue note di credito saranno TD04. Ti basta sapere che esiste, per non confonderti se lo incontri tra i tipi documento.

Tabella dei casi d'uso

Ecco un riepilogo operativo dei casi più comuni e del documento corretto da emettere.

Domande frequenti

Le risposte rapide ai dubbi più comuni sulla nota di credito elettronica.

Conclusione

La nota di credito TD04 è lo strumento con cui la fatturazione elettronica gestisce i ripensamenti della vita reale: resi, sconti, errori, contratti saltati. Le regole da ricordare sono poche: si usa solo per fatture già consegnate (mai per le scartate), gli importi vanno in positivo, il blocco DatiFattureCollegatela lega alla fattura originale e la variazione IVA segue i termini dell'art. 26 del DPR 633/72.

Con FaiPreventivo non devi compilare nulla a mano: apri la fattura emessa, clicchi su "Crea nota di credito" e il TD04 nasce già collegato, con importi, riferimenti e XML conformi, pronto per l'invio allo SDI integrato. E se il documento da emettere è un'autofattura — un caso diverso ma spesso confuso con la nota di credito — trovi la guida dedicata su autofattura elettronica e tipi documento TD16-TD28.