Accordo di riservatezza (NDA): quando serve davvero a un professionista

L’accordo di riservatezza è il documento su cui si sbaglia più spesso: c’è chi lo fa firmare per qualunque cosa e chi non lo tira mai fuori. Entrambi gli atteggiamenti costano. Uno rallenta trattative che non ne avevano bisogno, l’altro lascia scoperto proprio il momento in cui hai qualcosa da perdere. Vediamo dove sta la linea.

Che cos’è un NDA, e che cosa non è

NDA sta per non-disclosure agreement: in italiano, accordo di riservatezza. È un contratto con cui una parte — o entrambe — si impegna a non divulgare e a non usare per scopi diversi le informazioni ricevute dall’altra.

Quello che un NDA non è: non è un lucchetto. Non impedisce fisicamente a nessuno di parlare, non ti dà un potere di controllo sul computer altrui, e non trasforma in segreto un’informazione che è già pubblica. È uno strumento probatorio e dissuasivo: rende l’obbligo esigibile in modo diretto e — questo è il punto che quasi tutti si perdono — dimostra che tu quell’informazione l’hai trattata come un segreto.

Perché conta davvero: il segreto lo protegge solo chi lo protegge

Qui c’è la ragione più solida, e la meno conosciuta. Il Codice della Proprietà Industriale (D.Lgs 30/2005) protegge le informazioni aziendali e le esperienze tecnico-industriali soltanto a tre condizioni cumulative, elencate all’art. 98: che siano segrete, che abbiano valore economico in quanto segrete e che siano sottoposte a misure ragionevolmente adeguate a mantenerle segrete.

Accanto a questa strada ce n’è una seconda: la concorrenza sleale dell’art. 2598 del Codice Civile, che colpisce anche chi si vale di mezzi non conformi ai principi della correttezza professionale. E una terza, che riguarda la fase precedente alla firma: l’art. 1337 c.c. impone alle parti di comportarsi secondo buona fede nello svolgimento delle trattative. Sono tutele reali, ma tutte più faticose da far valere di una clausola scritta che dice esattamente che cosa non si poteva fare.

5 casi in cui serve davvero

• •Ti chiedono un preventivo che è già metà del lavoro. Analisi, layout, calcoli, un piano operativo: se per fare il preventivo devi consegnare il metodo, quel metodo va protetto prima di consegnarlo.
• •Il cliente ti apre i suoi dati. Listini, margini, anagrafiche, disegni tecnici, codice sorgente. Qui l’NDA protegge lui — ed è spesso lui a chiedertelo prima di iniziare.
• •Parli con un potenziale socio, investitore o partner. La trattativa può non concludersi: quello che hai raccontato resta comunque nella testa dell’altro.
• •Ti affianchi a un collaboratore esterno o a un fornitore. Chi lavora con te vede i tuoi clienti e i tuoi prezzi. Un NDA firmato all’inizio evita conversazioni imbarazzanti alla fine.
• •Hai qualcosa che potresti brevettare o registrare. Una divulgazione fatta prima del deposito può compromettere la tutela: qui la riservatezza non è prudenza, è una precondizione tecnica.

3 casi in cui è solo teatro

• ×L’informazione è già pubblica. Bilanci depositati, listini sul sito, cataloghi, cose che chiunque può trovare. Un NDA su materiale pubblico non aggiunge nulla e indebolisce la tua credibilità sul resto.
• ×Arriva dopo la riunione in cui hai già raccontato tutto. Un accordo firmato a cose fatte non copre retroattivamente quello che è già uscito dalla porta, a meno che non lo dica espressamente — e comunque resta difficile provare che cosa era stato detto.
• ×Dice “tutto è riservato, per sempre”. Un obbligo generico e senza termine spaventa la controparte, rallenta la firma e in caso di lite ti costringe comunque a dimostrare quale informazione specifica è stata violata.

Unilaterale o reciproco

Le 9 clausole che contano

1. 1
   Che cosa è riservato. Definizione circoscritta, con esempi concreti e, se possibile, l’indicazione che il materiale consegnato è marcato come riservato. Meglio un elenco preciso che una formula onnicomprensiva.
2. 2
   Che cosa non lo è. Le esclusioni standard: informazioni già pubbliche, già note alla controparte, ricevute legittimamente da terzi, sviluppate in autonomia, o la cui divulgazione sia imposta dalla legge o da un’autorità. Senza esclusioni l’accordo appare irragionevole.
3. 3
   Lo scopo consentito. Le informazioni possono essere usate solo per valutare quella collaborazione o eseguire quell’incarico. È la clausola che distingue l’uso lecito da quello abusivo.
4. 4
   Chi altro può vederle. Dipendenti, collaboratori e consulenti che devono conoscerle per lo scopo, vincolati agli stessi obblighi, con responsabilità di chi li coinvolge.
5. 5
   Durata. Un termine per la fase di scambio e un termine per l’obbligo di riservatezza, che sopravvive alla fine del rapporto. Due-cinque anni sono la fascia che si negozia senza attriti.
6. 6
   Restituzione o distruzione. Alla fine, che cosa succede ai file e alle copie, entro quanti giorni e con quale conferma scritta.
7. 7
   Nessuna licenza implicita. Consegnare un documento non significa cedere diritti su ciò che contiene. Va detto, perché in mancanza è una discussione aperta.
8. 8
   Penale e rimedi. Vedi il paragrafo che segue: è la clausola che trasforma l’accordo da dichiarazione di intenti a strumento.
9. 9
   Legge applicabile e foro. Banale finché la controparte non è all’estero, decisivo da quel momento in poi.

La penale: utile, ma senza esagerare

Il problema pratico di ogni violazione della riservatezza è sempre lo stesso: quantificare il danno. Come dimostri quanto ti è costato che un concorrente abbia visto il tuo listino? Difficile, spesso impossibile. Ecco perché la clausola penale è la parte più utile di un NDA: ai sensi dell’art. 1382 c.c. la penale è dovuta indipendentemente dalla prova del danno e limita il risarcimento alla prestazione promessa, salvo che sia stata convenuta anche la risarcibilità del danno ulteriore.

Ultimo avvertimento su questo capitolo: non usare l’NDA per limitare l’attività della controparte. Vietare a un collaboratore di lavorare per certi clienti non è riservatezza, è un patto di non concorrenza — e per il lavoratore subordinato l’art. 2125 c.c. lo dichiara nullo se manca la forma scritta, se manca un corrispettivo o se non è contenuto entro limiti determinati di oggetto, tempo e luogo, con durata massima di cinque anni per i dirigenti e tre negli altri casi. Mescolare le due cose in un documento solo indebolisce entrambe.

Quando l’NDA non basta

Tre situazioni in cui firmare un accordo di riservatezza e fermarsi lì è un errore.

Se ci sono dati personali. Quando la controparte tratta dati per tuo conto — anagrafiche clienti, contatti, dati di dipendenti — serve anche un accordo sul trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR (Regolamento UE 2016/679), che definisce finalità, durata, misure di sicurezza, subresponsabili e destino dei dati alla fine del rapporto. L’NDA copre il silenzio, il GDPR copre il trattamento: servono entrambi.

Se l’informazione è brevettabile o registrabile. Un accordo di riservatezza aiuta a non compromettere il requisito di novità, ma il diritto esclusivo nasce dal deposito, non dall’NDA. Parlane con un consulente in proprietà industriale prima di mostrare il progetto in giro.

Se non riesci a provare che cosa hai consegnato. Un NDA impeccabile non serve se non sai dimostrare quale documento hai mandato, quando e a chi. Numerare i documenti, marcarli come riservati, inviarli da un canale che lascia una traccia e conservarne copia vale quanto il testo dell’accordo.

Domande frequenti

In sintesi

Un accordo di riservatezza serve quando stai per consegnare qualcosa che ha valore proprio perché non lo sa nessuno, e serve prima di consegnarlo. Definisci con precisione che cosa è riservato, elenca le esclusioni, metti una durata sensata e una penale credibile. Tutto il resto — le formule lunghe, i divieti perpetui, le cifre spaventose — non aggiunge protezione: aggiunge attrito.

Il modello da cui partire è l’ accordo di riservatezza, che sta nella libreria dei modelli di contratto insieme al contratto di prestazione di servizi e alla proposta commerciale. Se il passo successivo è capire quando basta un preventivo e quando serve un contratto vero, la mappa è la guida dal preventivo al contratto.